مقدمه

آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهایتان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری اختصاص دهید؟ آیا شما هم با کمبود وقت مواجه هستید؟

مدیریت زمان، عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید؛ امّا به دست آوردن مهارت «مدیریتِ زمان» چندان هم ساده نیست.

در ادامه 10 قانون طلایی مدیریتِ زمان را با هم مرور خواهیم کرد. در واقع یک روز، فقط و فقط ۲۴ ساعت است و این ۲۴ ساعت هم خواه ناخواه می‌گذرد. شما به جای تلاش برای مدیریتِ زمان، باید «خودتان را مدیریت کنید» برای انجام به موقع کارها، این راز بسیار مهم شما را وادار می‌کند به شخصیت خودتان دقیق‌تر بشوید. برای مدیریت زمان به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف می‌کنید.

۱- به دنبال سارقان زمان بگردید. ببینید کجا وقتتان به صورت نادرست هدر می‌رود و شما نمی‌توانید از آن زمان‌ها استفاده مناسبی در جهت بهره‌وری ببرید. دائم با تلفن سرگرم هستید؟ از اینترنت دست بر نمی‌دارید؟ به تلویزیون چسبیده‌اید؟

 ۲ - برای تلاش‌هایتان در جهتِ مدیریت زمان، هدف‌گذاری کنید. توجّه مدیریتِ زمان روی تغییر رفتارهای شماست و نه تغییر زمان. یکی از بهترین جاها برای شروع این تغییر رفتار، تلاش برای حذف جاهایی است که وقت شما بیهوده تلف می‌شود؛ برای مثال یک هفته سعی کنید برای خود هدفی را تعریف کرده و حتماً انجامش دهید.

۳ - برنامه‌های مدیریت زمانتان را اجرایی و گسترده کنید. شما توانستید یک هدف را برای یک مدت محدود تنظیم کنید و به آن عمل کنید. در این مرحله باید کمی به خودتان فشار بیاورید. نترسید به ذخایر چربی شما آسیبی وارد نمی‌شود. شما کم‌کم باید این زمان‌های محدود را افزایش داده و در عین حال تعداد اهداف را هم زیاد کنید. با کمی تلاش این قسمت را هم می‌توانید پشت سر بگذارید. هر چند شاید خیلی ساده به نظر نرسد!

 ۴ - از ابزارهای مدیریتِ زمان استفاده کنید. خوب بدیهی است که حتی یک برگ کاغذ هم می‌تواند ابزاری برای مدیریتِ زمان باشد؛ اگر کارهایتان را مرتب و منظم روی برگه‌ای بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست. مهم این است که شما خودتان بتوانید به خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد، زمان‌بندی روزانه خودتان را بنویسید؛ ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. کارهای خود را به تعویق نیاندازید؛ با این کار، خیلی زود عیبِ کارتان را متوجه می‌شوید.

 ۵ - در برنامه‌ریزی مدیریت زمان، اولویت‌بندی کنید. ممکن است شما ۱۰ مورد کار داشته باشید. آیا شما انسانی هستید که بتوانید در یک لحظه هر ۱۰ کار را انجام دهید؟ کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. مسلماً به کارهایی برمی‌خورید که سریع‌تر باید انجام شوند یا کارهایی که اگر عقب بیافتند ضرر بیشتری را به شما تحمیل می‌کنند. یادتان باشد، اگر اشتباه اولویت‌بندی کنید، ضرر آن متوجه شخص شماست.

 ۶ - «به دیگران محوّل کردن» را یاد بگیرید. این بیشتر برای تجارت و مدیریت تجاری کاربرد دارد، امّا می‌شود به زندگی شخصی هم تعمیم داد. شما مدیر شرکت هستید، نه کسی که بخواهد همه فن حریفی خود را به رخ دیگران بکشد. سعی کنید یاد بگیرید چطور کارها را میان افرادی که کارمند شما هستند، تقسیم کنید.

 ۷ - یک برنامه روزانه برای خودتان تنظیم کنیم. اولویت‌بندی در کارها فراموش نشود. در هنگام وقوعِ بحران‌های مقطعی، اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل می‌شوید. حالا شما کم‌کم به یک مدیر زمان موفّق تبدیل می‌شوید.

 ۸ - عادت کنید به قرار دادن زمان‌های محدودی در میانه فعالیت‌ها. یکی از قانون‌های طلایی «مدیریت زمان» این است که خودتان را عادت دهید، میان کارهایی که می‌کنید یک زمان محدود هم در نظر بگیرید برای یک سری کارهای خاص. برای مثال شما نمی‌توانید همه روز را به ایمیل جواب دادن بگذرانید، امّا می‌توانید میان فعالیت‌های خود، زمانی کوتاه را به پاسخ دادن به ایمیل اختصاص دهید.

۹ - مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است. یکی دیگر از قانون‌های طلایی مدیریت زمان، نظم است. از کودکی همیشه به ما یاد داده‌اند که هر چیز را در جای مناسب خود بگذاریم، امّا وقتی کمی مشغله  کاریمان بیشتر می‌شود، دیگر این دو اصل را فراموش می‌کنیم؛ برای مثال همیشه به دنبال فایل‌ها در رایانه خود می‌گردیم، در حالی که اگر یک بار آن‌ها را در رایانه مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم، دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم.

۱۰ - وقتتان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید. شما می‌توانید به مطبِ دندان پزشکتان بروید و منتظر بمانید تا وقت ویزیتتان برسد، امّا اگر راستش را بخواهید شما اصلاً نیازی ندارید به آنجا بروید و با انگشت‌هایتان بازی کنید یا مجلاتی بخوانید که تاریخشان حداقل برای سال ۸۵ است. فهرستی از کارهایی که باید بکنید درست کنید. اکنون خیلی راحت‌تر هستید که طوری برنامه‌ریزی کنید که در صفِ انتظار نایستید.

دیگر شما هستید که باید تلاش کنید این ۱۰ قانون «مدیریتِ زمان» را به ترتیب در زندگی اجرا کنید و تأثیرات شگفت‌انگیز آن را در طولانی مدّت ببینید.

روش‌های غلبه بر تنبلی

 1- ‎سفره را آماده کنید: هدف را مشخص کنید. برای این کار می‌توانید افکار خود را روی کاغذ بیاورید و برای انجام آن‌ها زمان تعیین ‏کنید و از مهمترین کار شروع کنید‎.‎

2- ‎برای هر روز از قبل برنامه‌ریزی کنید: بدین ترتیب ذهن شما ناخودآگاه به طور تمام مدت روی این فهرست کار می‌کند، حتی زمانی که در خواب هستید‎.‎

3- ‎قانون 20/80 را در همه امور به کار بگیرید‏: همیشه 20 درصد از کارهای ما بسیار مهم و 80 درصد کم اهمیت‌اند‏‎.‎ افراد موفق کسانی هستند که خود را مجبور می‌کنند، نُخست این 20 درصد را انجام دهند.

4- ‎پیامد کارها را در نظر داشته باشید: نگرشِ بلند مدت نسبت به کارهای خود داشته باشید. تفکر دراز مدت تصمیم گیری‌های کوتاه مدت را بهبود می‌‏بخشد. فکر مدام به نتیجه کارها یکی از بهترین راه‌هایی هست که به وسیله آن می‌توانید اولویت‌های حقیقی ‏خود را در زندگی تعیین کنید‎.

5- ‎روشABC… ‎ را مدام به کار بگیرید‎: کارهای خود را اولویت‌بندی کنید.

6- ‎روی اهداف اصلی تمرکز کنید: در این راه با دیگران مشورت کنید.

7- ‎به قانون تشخیصِ ضرورت عمل کنید: هرگز برای انجام تمام کارهای ضروری وقت کافی وجود ندارد. پس کارهایی را انجام دهید که مهمترین نقش ‏را در پیشبرد اهداف شما دارند‎.

8- ‎پیش از شروع، مقدمات کار را فراهم کنید: وسایل اضافی را از اطرافتان جمع کنید. تمیز و مرتب بودن،احساس ‏مثبت بودن و خلاقیت و اعتماد به نفس را به شما می‌دهد‎.

9- ‎همیشه یک شاگرد باقی بمانید: یادگیری مدام، شرط لازم برای موفقیّت در هر زمینه‌ای است. همیشه در حال آموختن باشید‎. استعدادهای منحصربه فرد خود را تقویت کنید. مدام این سوال را از خود بپرسید: در چه کاری واقعا از دیگران بهتر هستم؟ از چه کارهایی بیشتر لذت می‌‏برم؟ تاکنون مهمترین عامل موفقیّت من چه بوده است؟ سپس در زمینه‌های فوق فعالیت بیشتری انجام دهید‎.

10- ‎محدودیت‌های اصلی خود را مشخص کنید: موانع پیشرفت‌تان را مشخص کنید. روزتان را با هدف از میان برداشتن این عامل شروع کنید‎.

11- ‎هر بار یک قدم جلو بروید: یک متر یک متر سخت هست، امّا یک سانت یک سانت مثل آب خوردن هست. قدم به قدم پیش روید‎.

12- ‎خودتان را تحت فشار بگذارید: نیاز نداشته باشید تا کسی به کارهایتان نظارت داشته باشد. نزد خود اعتبار و احترام داشته باشید‎. باید خودتان کارهایتان را انتخاب کنید.

13- ‎قدرت‌های فردی خود را ارتقا دهید: مشخص کنید در چه ساعاتی از شبانه روز کارایی بیشتری دارید. مهمترین و دشوارترین کارهایتان را در همین ‏ساعات انجام دهید‎.

14- ‎خودتان را به فعالیت ترغیب کنید: مرتب به خودتان بگویید: من خودم را دوست دارم. در پاسخ به احوال‌پرسی دیگران ‏بگویید: عالی هستم. خوشبین باشید‎.

15- ‎روش تنبلی سازنده را تمرین کنید: گاهی لازم است خودتان را از شرّ کارهای کوچک‌تر خلاص کنید تا بتوانید ‏تمرکز کنید. کارهای کوچک و کم اهمیت را کنار بگذارید. انجام ندهید‎!‎

16- ‎اول سخت‌ترین کار را انجام دهید: به این ترتیب روزی را با کارایی و اعتماد به نفس بالا شروع خواهید کرد.

17- ‎کار را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید: کارهایتان را تقسیم کنید.

18- ‎وقت بیشتری ایجاد کنید: زمان‌های ثابت و مشخصی را برای انجام بعضی کارها اختصاص دهید. هر دقیقه را به حساب بیاورید‎.

19- ‎سرعت انجام کار را افزایش دهید: منتظر زمان مناسب‌تر نمانید. این جمله را دایم پیش خود تکرار کنید: همین الان کار را انجام بده‎.‎

20- ‎هر بار یک کار مهم انجام دهید: کار را متوقف نکنید. برگشت مجدد سر همان کار زمان شما را هدر می‌دهد. خودتان را موظف کنید تا بی‌وقفه روی ‏یک کار مهم فعالیت کنید.